Rachunek do umowy o dzieło niewiele różni się od rachunku do umowy zlecenie. Jednak istnieją pewne istotne szczegóły, na które warto zwrócić uwagę, aby uniknąć kłopotów w późniejszym terminie.
Potencjalne problemy będące konsekwencją m.in. nieprawidłowo wystawionego rachunku mogą pojawić się zarówno ze strony urzędu skarbowego, jak i ZUS-u. Obecnie urzędnicy Zakładu Ubezpieczeń Społecznych kwestionują wiele umów o dzieło, traktując je jak umowy zlecenie i żądając odprowadzania rzekomo należnych składek. Niewłaściwie wystawiony i opisany rachunek może stać się jednym z elementów wspierających argumentację urzędników.
Podobnie jest z urzędem skarbowym – zwróć uwagę zarówno na obliczenia i zaokrąglenia, informacje wymagane w rachunkach oraz wysokość kosztu uzyskania przychodu.
Zadbaj także o opcjonalne detale, które mogą mieć wpływ na skuteczność dochodzenia należności od zamawiającego na drodze sądowej w przypadku pojawienia się ewentualnego sporu. Nie wszyscy kontrahenci są uczciwi. W związku z tym warto zawczasu zadbać o własne pieniądze.
Informacje wymagane w rachunkach
Wymagane elementy, które powinny znaleźć się na rachunku określają rozporządzenia ministra finansów: Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22 sierpnia 2005 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach, a także Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 9 lutego 2011 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach.
Rachunek musi zawierać:
- Imiona i nazwiska (nazwę albo firmę) oraz adresy sprzedawcy i kupującego bądź wykonawcy i odbiorcy usługi
- Datę wystawienia i numer kolejny rachunku
- Określenie rodzaju i ilości towarów lub wykonanych usług oraz ich ceny jednostkowe
- Ogólną sumę należności wyrażoną liczbowo i słownie
W rachunku do umowy o dzieło identycznie jak w przypadku rachunku umowy zlecenie należy zamieścić:
- Pełną nazwę firmy widniejącą w KRS lub CEIDiG włącznie z imieniem i nazwiskiem osoby prowadzącej działalność gospodarczą lub formą prowadzonej spółki (Sp. z o.o., Sp. k., S.A. itp.)
- Adres widniejący w rejestrze KRS lub CEIDiG.
- Datę wystawienia i numer kolejny rachunku
- Określenie rodzaju i ilości towarów lub wykonanych usług oraz ich ceny jednostkowe
Teoretycznie jeśli masz płacone za godzinę, to możesz napisać jakiego rodzaju usługę świadczyłeś, wyszczególnić liczbę godzin oraz swoją stawkę godzinową zgodną z kosztorysem dołączonym do umowy dzieło. Z tym że posługiwanie się stawką godzinową przy umowie o dzieło to proszenie się o kłopoty ze strony ZUS-u, który może stwierdzić, że nie powstało żadne dzieło (brak jest trwałego i namacalnego efektu) i praca ma charakter zlecenia ze stawką godzinową. Od takiej umowy należy wówczas odprowadzić należne składki ubezpieczeniowe.
W związku z tym najbezpieczniej jest napisać „wykonanie dzieła zgodnie z umową o dzieło nr …”
- Ogólną sumę należności wyrażoną liczbowo i słownie
Jeśli masz własną firmę, wówczas najprostszym rozwiązaniem jest zlecenie księgowemu przygotowania projektów rachunków, gdzie wyliczone będą wszystkie należne podatki oraz wysokość kosztu uzyskania przychodu. Ułatwisz w ten sposób rozliczenia wykonawcy dzieła, który może nie znać się na sprawach księgowych.
Dodatkowe informacje
Na rachunku warto umieścić inne, nieobowiązkowe informacje. Ułatwi to ewentualne dochodzenie roszczeń w przypadku braku zapłaty wynagrodzenia przez zamawiającego. Natomiast zamawiającemu pozwoli uniknąć problemów z ZUS-em i skarbówką.
Dane urzędu skarbowego wykonawcy dzieła
Potwierdzenie wykonania prac
Dostarczając rachunek zamawiającemu poproś o podpisanie się pod oświadczeniem “Potwierdzam wykonanie dzieła zgodnie z umową” umieszczonym na Twojej kopii rachunku. Dzięki temu w razie konieczności dochodzenia roszczeń będziesz mieć dowód na to, że zamawiający potwierdził, że wykonałeś prace zgodnie z tym na co się umówiliście. Oczywiście potwierdzenie otrzymane na e-mail także może stanowić dowód w elektronicznym postępowaniu upominawczym lub w zwykłym sądzie.
Termin płatności
Na rachunku umieść termin płatności. W razie problemów z odzyskaniem pieniędzy będziesz miał mniej formalności do dopełnienia w sądzie lub w ramach elektronicznego postępowania upominawczego.
Podsumowanie
Rachunek do umowy o dzieło niewiele różni się od rachunku do umowy zlecenie. Przede wszystkim należy zwrócić uwagę na nomenklaturę (“Zamawiający” zamiast “Zleceniodawca”, “Wykonawca” zamiast “Zleceniobiorca”), wysokość kosztu uzyskania przychodu (najczęściej 50% lub 20%), zaokrąglenia oraz opcjonalne elementy ułatwiające dochodzenie należnych roszczeń (np. termin płatności).
Odpowiedni wzór rachunku do umowy o dzieło pozwoli zapobiec potencjalnym problemom z urzędem skarbowym lub Zakładem Ubezpieczeń Społecznych.
