Sytuacje awaryjne w firmie – pełnomocnik

pełnomocnik

Czy jest ktoś kto może pomóc przetrwać firmie bez szwanku w nagłych wypadkach? Jak ustanowić pełnomocnika, który przejmie stery w biznesie na czas rozwiązania problemów? Ile to będzie kosztowało?

Warto zawczasu podjąć działania minimalizujące skutki komplikacji powstałych w efekcie wystąpienia sytuacji takich jak wypadek, pobyt w szpitalu, czy nagły i nieplanowany wyjazd. Jednym z działań pozwalających na dalsze funkcjonowanie przedsiębiorstwa w momencie wystąpienia niespodziewanych trudności jest ustanowienie pełnomocnika.

W niniejszym artykule będą podane praktyczne rozwiązania. Nie zawsze najtańsze, gdyż część instytucji nie uznaje pełnomocnictw kolidujących z ich wewnętrznymi przepisami. Dlatego lepszym pomysłem jest zapobieganie problemom zawczasu, ponieważ dochodzenie sprawiedliwości na drodze sądowej nie będzie zbyt efektywnym wykorzystaniem czasu zarówno mocodawcy, jak i pełnomocnika. Na końcu artykułu załączony został wzór pełnomocnictwa, który możesz wykorzystać do własnych celów.

Wstęp

Jedziesz samochodem, ktoś zajeżdża Ci drogę powodując wypadek. Budzisz się po kilku dniach w szpitalu. Czeka Cię jeszcze operacja, minie co najmniej kilka tygodni zanim wstaniesz z łóżka.

Wracasz wieczorem do domu i zostajesz napadnięty, bronisz się, na miejsce przyjeżdża policja. Zostajesz zatrzymany, a później aresztowany. Okazuje się, że napastnik zeznał, że to Ty go zaczepiłeś, a do tego znalazł się świadek, który potwierdził zeznania agresora. Niemożliwe? W latach 2005-2011 w ponad 200 sprawach co roku zasądzano odszkodowania i zadośćuczynienia za niesłuszne tymczasowe aresztowanie, zatrzymanie lub skazanie. A to są tylko statystyki dotyczące prawomocnych wyroków w sprawach, gdzie osoby poszkodowane chciały i były w stanie udowodnić swoje racje.

Co się stanie z firmą w trakcie Twojej kilkutygodniowej lub kilkumiesięcznej nieobecności? Czy pracownicy są w stanie samodzielnie obsłużyć klientów, podwykonawców, załatwić sprawy urzędowe? Czy oprócz Ciebie jest ktoś kto ma dostęp do kont bankowych i jest w stanie dokonać przelewu wynagrodzeń, podatków i składek, opłacić faktury?

Kim jest pełnomocnik?

Pełnomocnik to zaufana osoba, która jest upoważniona do działania w czyimś imieniu. Może być nim ktoś z rodziny, znajomych lub ktoś zupełnie obcy (pracownik, adwokat, radca prawny).

Możesz mieć kilku pełnomocników umocowanych do załatwienia różnych spraw np. małżonek może uzyskać kopię dokumentacji medycznej, wyznaczony pracownik może odbierać korespondencję firmową, zaś księgowa dokonywać przelewów należnych podatków i składek.

Możliwe jest też ustanowienie kilku pełnomocników do załatwiania tej samej sprawy np. kilka osób może być upoważnionych do samodzielnego odbioru awizowanych listów w placówce pocztowej.

Możesz też postanowić, że dwie lub więcej osób będzie musiało działać wspólnie np. przy sprzedaży nieruchomości musi być obecny, któryś z menadżerów firmy i dodatkowo Twój małżonek.

Forma pełnomocnictwa i koszty

Pełnomocnictw należy udzielać na piśmie, aby uniknąć późniejszych problemów. Dokument możesz napisać odręcznie lub wydrukować i złożyć czytelny podpis. Aby dopełnić zadość pragnieniom części urzędników przystaw firmową pieczątkę. Magia pieczątek wciąż działa.

Niestety, taka forma nie zawsze jest uznawana. Pomimo, że ignorowanie pełnomocnictw sporządzonych samodzielnie przez mocodawcę jest zazwyczaj bezprawne, to lepiej zaoszczędzić czas i nerwy na dokształcanie pań na poczcie czy rejestracji w poradni zdrowia. Skutecznym rozwiązaniem jest wydrukowanie pełnomocnictwa i udanie się do notariusza celem potwierdzenia podpisu. Usługa ta kosztuje niecałe dwadzieścia pięć złotych (20 zł + 4,60 zł VAT) i rozwiązuje większość problemów.

Czasem potwierdzenie podpisu u notariusza jest niewystarczające. Niektóre czynności np. zakup nieruchomości wymagają formy aktu notarialnego. I w takiej formie musi być też udzielone pełnomocnictwo. Taka usługa jest droższa i kosztuje około 140 zł, z tym że warto wziąć kilka dodatkowych odpisów (12 zł + VAT za sztukę), ponieważ pełnomocnik będzie musiał przekazać notariuszowi wypis dokonując zakupu nieruchomości w imieniu mocodawcy.

O jakich czynnościach warto pomyśleć?

Informacja o stanie zdrowia

Zgodnie z Ustawą o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta, to pacjent, ewentualnie jego przedstawiciel ustawowy mają dostęp do informacji o stanie zdrowia. Za przedstawiciela ustawowego można uznać małżonka (art. 29. Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego), dlatego większość szpitali udzieli informacji małżonkowi nieprzytomnego pacjenta. W przypadku osoby nie będącej małżonkiem (np. konkubiny) nie będzie to możliwe.
Aby zapobiec potencjalnym problemom najlepiej pisemnie upoważnić wskazaną osobę (również małżonka!) do otrzymywania wyników badań, informacji o stanie zdrowia, w tym zdrowia psychicznego (na wypadek gdy decyzją sądu zostaniesz poddany kilkudniowym badaniom ambulatoryjnym lub umieszczony na dłużej na obserwacji w szpitalu psychiatrycznym) oraz uzyskiwania dokumentacji medycznej za życia jak i w przypadku śmierci (może być potrzebna do dochodzenia roszczeń w procesie cywilnym przeciwko sprawcy wypadku lub ubezpieczycielowi odmawiającemu wypłaty świadczenia z polisy ubezpieczeniowej).

Odbiór korespondencji

strona 1 druku pełnomocnictwa pocztowegoŹródło: strona internetowa Poczty Polskiej

Oprócz listów poleconych warto upoważnić kogoś do odbioru pism z sądów, prokuratur i policji. Odpowiednie pełnomocnictwo możesz złożyć w placówce pocztowej lecz jest to usługa dodatkowo płatna, dlatego lepiej sporządzić je samemu i potwierdzić zgodność podpisu u notariusza. Dzięki temu pełnomocnik będzie mógł odebrać przesyłki w różnych placówkach pocztowych (zdarza się że listy polecone odbiera się w agencji pocztowej, ale paczki już w urzędzie pocztowym) i u różnych operatorów (firmy kurierskie, InPost).

Operator telekomunikacyjny

Firmy telekomunikacyjne (oferujące telefonię komórkową, łącza internetowe i telefoniczne) mają własne procedury dotyczące obsługi klienta przez pełnomocnika. Dobrym pomysłem jest udanie się do placówki operatora i dopełnienie wewnętrznych procedur. Pozwoli to upoważnionej osobie na zawieranie i modyfikację umów, gdy sam nie będziesz w stanie się tym zająć. Ustanowienie pełnomocnika zarówno w przypadku klientów indywidualnych, jak i biznesowych jest zazwyczaj bezpłatne.

Banki

Ze zrozumiałych względów banki mają bardzo restrykcyjne procedury dotyczące działania na podstawie pełnomocnictw. W związku z tym nadaj dostęp do firmowych kont zaufanej osobie udając się wraz z nią do placówki bankowej. Możesz także upoważnić kilka osób oraz ograniczyć poszczególnym osobom uprawnienia (np. ustanowić limity przelewów).
Możesz udzielić upoważnienia w formie pełnomocnictwa potwierdzonego notarialnie lub aktu notarialnego, jednak ze względu na wewnętrzne procedury bankowe działania tak ustanowionego pełnomocnika i tak mogą być utrudnione. Niektóre banki żądają wyszczególnienia czynności do jakich uprawniony jest pełnomocnik i odmawiają respektowania ogólnych zapisów dotyczących np. „wszelkich czynności”.

Pełnomocnictwo procesowe

Przed dłuższym wyjazdem warto ustanowić pełnomocnika procesowego. Jest to osoba, która może działać przed sądem w sprawach cywilnych np. gdy zostaniesz pozwany w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. W przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą oprócz pełnomocników profesjonalnych (adwokata, radcy prawnego) pełnomocnikiem może być również pracownik lub ktoś z najbliższej rodziny – rodzice, małżonek, rodzeństwo, zstępni (dzieci, wnuki), a w okresie od 18.10.2015 do 31.12.2015 r. inni wstępni (dziadkowie) Jeśli upoważnisz kogoś kto nie będzie w stanie podołać obowiązkom przed sądem, to jeśli pełnomocnictwo będzie to uwzględniać, wówczas dana osoba będzie mogła w Twoim imieniu wynająć adwokata do prowadzenia sprawy na czas Twojej nieobecności.

Pełnomocnik przedsiębiorcy – pełnomocnictwo ogólne

Prowadząc działalność gospodarczą możesz powołać pełnomocnika, który będzie dokonywał czynności zwykłego zarządu (rejestrował pojazdy w urzędzie komunikacji, zawieszał wykonywanie działalności gospodarczej) na kilka sposobów.
Jedną z możliwości jest sporządzenie pełnomocnictwa i ujawnienie pełnomocnika w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. W takim wypadku pełnomocnik będzie mógł występować przed większością urzędów na podstawie wpisu w CEIDG.

Oczywiście możliwe jest nie ujawnianie tożsamości pełnomocnika w rejestrze dostępnym w Internecie. Wówczas załatwiając sprawy w urzędach będzie trzeba okazać stosowny dokument. W mojej opinii lepiej by pełnomocnik i tak miał pod ręką oryginał pełnomocnictwa, a nie tylko wydruk odpisu z CEIDG. Forma ta prawdopodobnie będzie również wymagana przy kontaktach z prywatnymi podmiotami.

W przypadku osób prawnych (spółek z o.o., akcyjnych itp.) zarząd powinien udzielić pełnomocnictwa na piśmie. Nie trzeba go zgłaszać do KRS (jak to jest w przypadku prokurenta), a dane pełnomocnika nie muszą być ujawnione w rejestrze. Wystarczy forma pisemna, dodatkowo można uzyskać potwierdzenie podpisu u notariusza. Aczkolwiek należy mieć na uwadze różnice w ustanowieniu pełnomocnika spółki, pełnomocnika członka zarządu, czy pełnomocnika osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą.

Więcej o ustanowieniu pełnomocnika w spółce z o.o. już wkrótce…

Od 1 stycznia 2016 ma się pojawić możliwość złożenia do Centralnego Rejestru Pełnomocnictw Ogólnych pełnomocnictwa, które będzie uprawniać do reprezentowania podmiotu we wszystkich sprawach podatkowych i przed wszystkimi organami, także samorządowymi.

ZUS

strona 1 druku ZUS-PELŹródło: platforma usług elektronicznych ZUS

Druk ZUS-PEL umożliwia ustanowienie pełnomocnika o różnych uprawnieniach – począwszy od odbierania i wysyłania korespondencji, poprzez załatwienie określonej sprawy do wszelkich czynności przed Zakładem Ubezpieczeń Społecznych.

Urząd Skarbowy

Obecnie nie ma jeszcze możliwości złożenia pełnomocnictw ogólnych w procedurach podatkowych (odpowiednika druku ZUS-PEL). W związku z tym przy każdej załatwianej sprawie należy przedstawić odpowiednie pełnomocnictwo, którego oryginał lub poświadczona kopia zostanie dołączona do akt prowadzonej sprawy. Dodatkowo część urzędów skarbowych bezpodstawnie kwestionuje działania pełnomocnika upoważnionego „do wszelkich czynności przed wszelkimi organami”, dlatego aby uniknąć problemów warto na pełnomocnictwie dodać informacje o organach skarbowych i rodzaj spraw jakie może załatwić wskazana osoba poprzez dodatnie zwrotu “w szczególności” i wymienienie zakresu uprawnień.

Odwołanie pełnomocnika

Może się zdarzyć, że z jakiegoś powodu zaistnieje konieczność odwołania pełnomocnika np. pracownik rozwiąże umowę o pracę, małżonek wystąpi o rozwód, rodzic zachoruje na demencję. Wówczas należy odwołać pełnomocnictwo. O ile w przypadku pełnomocnictw złożonych w urzędach (np. w ZUS), u operatora telekomunikacyjnego lub w banku, wystarczy udać się do placówki i odwołać umocowanie, to w przypadku pełnomocnictw wydanych na piśmie mocodawca powinien zwrócić się do pełnomocnika o zwrot dokumentu. Jeśli o to nie wystąpisz, może dojść do sytuacji, że odwołany pełnomocnik będzie zawierał umowy w Twoim imieniu bez umocowania. Co więcej, umowy te będą ważne, chyba że druga strona o wygaśnięciu umocowania wiedziała lub z łatwością mogła się dowiedzieć.

Jeśli jesteś pełnomocnikiem, a mocodawca odwoła pełnomocnictwo i zażąda zwrotu dokumentu, wówczas w momencie zwrotu oryginału masz prawo wystąpić o przekazanie odpisu z informacją kiedy nastąpiło odwołanie pełnomocnictwa. Takie potwierdzenie będzie dowodem na to, że do tej pory działałeś za zgodą mocodawcy.

Jeżeli obawiasz się, że pełnomocnik mógłby odmówić zwrotu pełnomocnictwa, wówczas przed sporządzeniem pełnomocnictwa określ termin na jaki umocowanie jest ważne np. do 31. grudnia przyszłego roku, na okres 6 miesięcy od dnia wystawienia itp. W takim wypadku rzekomy pełnomocnik nie będzie mógł w nieskończoność sprawiać kłopotów. Z drugiej strony istnieje ryzyko, że pełnomocnictwo wygaśnie w momencie, gdy będzie najbardziej potrzebne (pobyt w szpitalu, wyjazd). W związku z tym pełnomocnictwa na kolejny okres należałoby wystawiać z odpowiednim wyprzedzeniem.

Śmierć mocodawcy i wygaśnięcie pełnomocnictwa

Udzielając pełnomocnictwa musisz mieć na uwadze, że w większości przypadków wygaśnie ono w momencie śmierci (§2 art. 101 Kodeksu Cywilnego: „Umocowanie wygasa ze śmiercią mocodawcy lub pełnomocnika, chyba że w pełnomocnictwie inaczej zastrzeżono z przyczyn uzasadnionych treścią stosunku prawnego będącego podstawą pełnomocnictwa.”). Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, a chciałbyś żeby powołany pełnomocnik reprezentował Twoich spadkobierców (np. małżonka, niepełnoletnie dzieci), wówczas w treści pełnomocnictwa zawrzyj taką informację. Jednak nie rozwiąże to wielu innych problemów. Spadkobierca lub spadkobiercy będą musieli sami zarejestrować działalność gospodarczą i dokonać przejęcia przedsiębiorstwa, pracowników itp.

W przypadku innych podmiotów (np. spółki z o.o.) pełnomocnik może zostać umocowany przez zgromadzenie wspólników lub przez zarząd do reprezentowania całej spółki, a nie tylko jednego z członków zarządu. W takim wypadku pełnomocnictwo najprawdopodobniej nie wygaśnie po śmierci członka zarządu, ale to zależy od szczegółów zawartych w samym pełnomocnictwie, uchwale zgromadzenia lub umowie spółki.

Podsumowanie

Ustanowienie pełnomocnika pomaga zapobiec kłopotom w firmie w sytuacji, gdy osoby zarządzające przedsiębiorstwem nie będą w stanie wywiązać się ze swoich obowiązków. Aby pełnomocnik nie miał trudności przy załatwianiu spraw w Twoim imieniu warto zadbać o odpowiednie umocowanie. W załączeniu do artykułu umieszczono treść przykładowego pełnomocnictwa, które możesz wykorzystać do swoich potrzeb.


Pobierz darmowy wzór pełnomocnictwa


W przypadku wątpliwości warto rozważyć skorzystanie z porady prawnika (radcy prawnego, adwokata). Często zdarza się, że notariusze także mają swoje wzory pełnomocnictw, z których mógłbyś skorzystać jako klient danej kancelarii.


Zainteresował Cię ten artykuł?

Jeśli masz jakieś uwagi lub chciałbyś podzielić się swoimi doświadczeniami związanymi z działaniem pełnomocnika, to zapraszam do komentowania. Możesz również udostępnić niniejszy artykuł swoim znajomym na Facebooku lub Twitterze.

Related Posts Plugin for WordPress, Blogger...