Rachunek do umowy zlecenie

rachunek do umowy zlecenie

Osoby pracujące na umowę zlecenie lub umowę o dzieło często mają problem z wystawieniem poprawnego rachunku. Czasem zdarza się to także przedsiębiorcom. Jakie elementy powinny znaleźć się na rachunku? W jaki sposób należy obliczyć należne składki i zaliczkę na podatek dochodowy? Co zrobić, aby zapobiec ewentualnym problemom z dochodzeniem płatności? Na co zwrócić uwagę wystawiając rachunek?

Niepoprawnie wystawiony rachunek może skutkować opóźnieniami w wypłacie wynagrodzenia i koniecznością przygotowania korekty rozliczenia. W przypadku zakwestionowania kwot i wyliczeń widniejących na rachunku w trakcie kontroli prowadzonej przez urząd skarbowy lub Zakład Ubezpieczeń Społecznych może okazać się konieczne złożenie korekty deklaracji z przed wielu miesięcy.

W przypadku trafienia na nieuczciwego kontrahenta niewykluczone, że ze względu na błędy na rachunku wydłużeniu ulegnie czas dochodzenia roszczeń lub zwiększą się koszty całego procesu.

Aby uniknąć potencjalnych problemów warto zawczasu zadbać o stosowanie sprawdzonych wzorów rachunków oraz wdrożyć proces weryfikacji poprawności dostarczanych dowodów księgowych jakimi są rachunki. Na końcu artykułu załączony został wzór rachunku, który możesz wykorzystać do własnych celów.

Informacje wymagane w rachunkach

Zgodnie z rozporządzeniami ministra finansów: Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 22 sierpnia 2005 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach oraz Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 9 lutego 2011 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach – rachunek ma zawierać:

  1. Imiona i nazwiska (nazwę albo firmę) oraz adresy sprzedawcy i kupującego bądź wykonawcy i odbiorcy usługi
  2. Datę wystawienia i numer kolejny rachunku
  3. Określenie rodzaju i ilości towarów lub wykonanych usług oraz ich ceny jednostkowe
  4. Ogólną sumę należności wyrażoną liczbowo i słownie

Wbrew pozorom nie wszystko jest takie oczywiste i warto zwrócić uwagę na pułapki czyhające zarówno na sprzedawcę, jak i kupującego.

wzór rachunku do umowy zlecenie
Imię, nazwisko, firma

Wystawiając rachunek osobie fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą należy umieścić jej imię i nazwisko i ewentualnie resztę nazwy, a nie tylko część:
Prawidłowo: “Łubu dubu Ryszard Ochódzki”
Źle: “Łubu dubu

(Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93 Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny. Art. 43^4 Firmą osoby fizycznej jest jej imię i nazwisko. Nie wyklucza to włączenia do firmy pseudonimu lub określeń wskazujących na przedmiot działalności przedsiębiorcy, miejsce jej prowadzenia oraz innych określeń dowolnie obranych).

Podobnie jest w przypadku osób prawnych:
Prawidłowo: “Przedsiębiorstwo Miś Sp. z o.o.”
Źle: “Przedsiębiorstwo Miś

Adres

Użyj adresu siedziby widniejącego w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub w Krajowym Rejestrze Sądowym. W przypadku konieczności dochodzenia wynagrodzenia na drodze sądowej i tak prawdopodobnie będziesz musiał podać ten adres (lub udowodnić, że przedsiębiorca mieszka pod innym adresem). W związku z tym najlepiej posługiwać się konsekwentnie tymi samymi danymi zarówno w umowie, na rachunku, jak i w ewentualnym pozwie. Oszczędzi Ci to czasu na składanie wyjaśnień i przedstawianie dodatkowych dowodów.

Jeśli kontrahent upiera się przy innym adresie wówczas użyj dwóch adresów w umowie lub nawet na rachunku np. “adres siedziby” (“adres głównego miejsca wykonywania działalności”) i “adres dodatkowego miejsca wykonywania działalności” lub “adres do doręczeń”.

W przypadku osoby nieprowadzącej działalności gospodarczej używaj adresu zameldowania, gdyż domyślnie sądy zakładają, że jest on taki sam jak zamieszkania, ewentualnie adresu zamieszkania wskazanego w urzędzie skarbowym na druku ZAP-3.

Data wystawienia i numer kolejny rachunku

Numer rachunku nie musi wcale być numerem i może identyfikować rachunek w sposób opisowy, ale musi jednoznacznie wskazywać na dany dokument np. “Rachunek z dnia 29.01.2016 r. do umowy zlecenie nr 2016/1 z dnia 02.01.2016 r.”.

Jednak sugeruję wprowadzenie mniej skomplikowanego systemu np. “Rachunek nr 2016/1/33” (trzydziesty trzeci rachunek wystawiony w styczniu 2016 przez zleceniobiorcę), aby uprościć cały proces oraz ułatwić sobie pracę wypełniając formularz do pozwu w Elektronicznym Postępowaniu Upominawczym, gdy wystąpi konieczność dochodzenia roszczeń na drodze sądowej.

Przekazując rachunek zleceniobiorcy może okazać się, że ten dowie się ilu masz zleceniodawców na podstawie numeru rachunku. Jeśli chcesz tego uniknąć wówczas ustal inny sposób numerowania rachunków np. numeruj rachunki w formacie 2016/01/29/1 (pierwszy rachunek wystawiony w dniu 29 stycznia 2016 r.) ewentualnie wprowadź dodatkowe oznaczenie zleceniodawcy np. “RO/2016/1” – pierwszy rachunek wystawiony w 2016 r. firmie “Łubu dubu Ryszard Ochódzki”.

Wybierając sposób numerowania pamiętaj, że nie może się zdarzyć, że będą istniały dwa rachunki o takich samych identyfikatorach. Numer rachunku musi pozwolić na jednoznaczną identyfikację dowodu księgowego.

Określenie rodzaju i ilości towarów lub wykonanych usług oraz ich ceny jednostkowe

Jeśli masz płacone za godzinę, to napisz jakiego rodzaju usługę świadczyłeś, wyszczególnij liczbę godzin oraz swoją stawkę godzinową.

Ogólną sumę należności wyrażoną liczbowo i słownie

Następnie podaj końcową kwotę i zapisz ją słownie.

Obliczenie wysokości składek i podatku

Jeśli masz własną firmę, wówczas najprostszym rozwiązaniem jest zlecenie księgowemu przygotowania projektów rachunków dla Twoich zleceniobiorców (jeśli mają problem z samodzielnym przygotowaniem rachunku dla Ciebie), gdzie wyliczone będą wszystkie należne składki i podatki. Jednak na podstawie własnych doświadczeń wydaje mi się, że i tak warto zweryfikować przedstawione wyliczenia.

Jeśli musisz samodzielnie przygotować rachunek wówczas skorzystaj z programów księgowych, ewentualnie kalkulatorów dostępnych w internecie. Niestety, wyliczenia z internetowych kalkulatorów mogą być obarczone błędami, dlatego zweryfikuj je w kilku serwisach.

Najczęstsze błędy

  • Złe wyliczenia dla umów zlecenie i o dzieło opodatkowanych ryczałtem (kwoty wynagrodzenia równe lub niższe niż 200 zł brutto)
  • Niemożność wykonania obliczeń przy kwotach do 200 zł dla umów zlecenie i o dzieło opodatkowanych na zasadach ogólnych.
    Nie stosuje się opodatkowania ryczałtem, gdy w umowie podana jest stawka godzinowa lub na podstawie umowy wykonawca przekazuje prawa autorskie zamawiającemu. Mimo tego kalkulatory naliczają podatek ryczałtowy np. kalkulator wynagrodzeń serwisu wynagrodzenia.pl
  • Brak zaokrąglenia do pełnych złotych podstawy opodatkowania lub kwoty należnego podatku.
  • Brak możliwości zastosowania 50% KUP dla umów zlecenie (pięćdziesięcioprocentowe koszty uzyskania przychodu można zastosować zarówno do umów o dzieło, o pracę, jak i zlecenie).

Wydaje się, że kalkulatory z serwisu Gofin.pl wykonują obliczenia poprawnie, ale i tak warto zweryfikować podane wartości.

Dodatkowe informacje

Na rachunku warto umieścić inne, nieobowiązkowe informacje. Zleceniobiorcy ułatwi to ewentualne dochodzenie roszczeń w przypadku braku zapłaty wynagrodzenia przez zleceniodawcę. Zleceniodawcy powoli uniknąć problemów z ZUS i skarbówką.

Urząd skarbowy zleceniobiorcy

Zleceniobiorca może wskazać na druku ZAP-3 miejsce zamieszkania, które jest inne niż jego adres zameldowania np. meldunek ma w Warszawie, a mieszka w Lublinie i tam też składa PIT-a. W związku z tym zaliczki na podatek będą trafiały na konto właściwego urzędu skarbowego w Lublinie. Informacja o urzędzie skarbowym zleceniobiorcy może pojawić się także na rachunku, aby usprawnić pracę księgowemu.

Oświadczenie o zbiegu ubezpieczeń na ZUS

Jeśli prowadzisz firmę, wówczas może okazać się, że zleceniobiorca nie musi odprowadzać składek na FUS np. ze względu na to, że pracuje na etacie, gdzie odprowadzane są wymagane składki ZUS-owskie. W takim wypadku poproś zleceniobiorcę o napisanie odpowiedniego oświadczenia lub sam przygotuj odpowiedni konspekt. Oświadczenie może być także wydrukowane na tej samej kartce co rachunek i w przypadku kontroli przeprowadzonej przez ZUS może okazać się niezbędne.

Potwierdzenie wykonania prac

Dostarczając rachunek zleceniodawcy poproś o podpisanie się pod oświadczeniem “Potwierdzam wykonanie prac zgodnie z umową” umieszczonym na Twojej kopii rachunku. Dzięki temu w razie konieczności dochodzenia roszczeń będziesz mieć dowód na to, że zleceniodawca potwierdził, że wykonałeś prace zgodnie z tym na co się umówiliście. Oczywiście potwierdzenie otrzymane na e-mail także może stanowić dowód w elektronicznym postępowaniu upominawczym lub w zwykłym sądzie.


Pobierz darmowy wzór rachunku do umowy zlecenie


Rachunek w wersji elektronicznej

Od 11 marca 2011 r. istnieje możliwość przesyłania rachunków w wersji elektronicznej. Najlepiej uzyskać pisemną zgodę zleceniodawcy na przesłanie mu rachunku na e-mail. Odpowiedni zapis można umieścić w samej umowie.
Jednak zleceniodawca może wyrazić zgodę na otrzymywanie rachunków w formie elektronicznej w wiadomości e-mail lub odrębnym oświadczeniu w formie pisemnej lub ustnej. W przypadku, gdy zleceniobiorca do tej pory płacił rachunki przesyłane drogą elektroniczną, wówczas istnieje domniemanie zgody na akceptację takiej formy. Zgodę na przesyłanie rachunków w formie elektronicznej można wycofać w dowolnym momencie, ale jeśli zleceniodawca wycofał zgodę już po nadesłaniu rachunku, wówczas oznacza to że dopiero kolejny rachunek będzie musiał być wystawiony w formie papierowej.


Zainteresował Cię ten artykuł?

Jeśli masz jakieś uwagi lub chciałbyś podzielić się swoimi doświadczeniami, to zapraszam do komentowania. Możesz również udostępnić niniejszy artykuł swoim znajomym na Facebooku lub Twitterze.

Related Posts Plugin for WordPress, Blogger...