Forma prawna przedsiębiorstwa. Co wybrać: indywidualną działalność gospodarczą czy spółkę z o.o.?

Jakie są wady i zalety prowadzenia biznesu w formie spółki z o.o.? Czym spółka różni się od prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej jako osoba fizyczna? Jakie są różnice w opłatach na ZUS i w podatkach? Co bardziej się opłaca: spółka z o.o. czy indywidualna działalność gospodarcza?

Od 2005 do końca pierwszej połowy 2015 r. liczba osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą wzrosła o ponad 194 tys. W tym samym czasie liczba spółek z o.o. zwiększyła się o 168 tys.

Tabela 1. Liczba podmiotów gospodarki narodowej w okresie 31 XII 2005 – 30 VI 2015

Liczba podmiotów gospodarki narodowej w okresie 31 XII 2005 - 30 VI 2015
Żródło: GUS „Zmiany strukturalne grup podmiotów gospodarki narodowej w rejestrze REGON, I półrocze 2015 r.„, str. 29 tabl. 1

Jak widać na powyższym zestawieniu spółki z o.o. i indywidualne przedsiębiorstwa osób fizycznych to najpopularniejsze formy prowadzenia działalności gospodarczej. Którą z nich powinieneś wybrać rozkręcając własny biznes?

O wadach i zaletach prowadzenia działalności gospodarczej jako osoba fizyczna oraz o problemach, jak i pozytywnych aspektach związanych z rozwojem biznesu w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością będzie dzisiejszy wpis.

Podstawy teoretyczne

Szukając informacji dotyczących prowadzenia biznesu możesz natknąć się na pojęcia typu firma, przedsiębiorstwo, czy osoba prawna. Jeśli nie wiesz co oznaczają powyższe określenia, wówczas zachęcam Cię do zapoznania się z poniższym wstępem.

Osoba prawna i fizyczna
Osoba fizyczna = człowiek

Osoba fizyczna to inaczej człowiek. Jeśli dwoje ludzi chce powołać do życia kolejną osobę, mogą zrobić to na kilka sposobów. Jednym z nich jest stworzenie kolejnej osoby fizycznej (akt ten nazywa się spółkowaniem). Inny sposób, to utworzenie osoby prawnej.

Osoba prawna = jednostka organizacyjna, która może we własnym imieniu dokonywać czynności prawnych np. zawierać umowy.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest osobą prawną. Ma możliwość zawierania umów w swoim imieniu. Jednak do tego celu potrzebuje osób fizycznych, które będą w jej imieniu te umowy zawierać tj. będą kupować nieruchomości, samochody, będą pracować na jej rzecz, świadczyć usługi jej klientom itd.

Powołując do życia osobę prawną w formie spółki z o.o. będziesz miał dodatkowe obowiązki np. będziesz musiał zatwierdzać sprawozdania finansowe, powoływać i odwoływać członków zarządu. Jeśli będziesz działał na szkodę spółki (okradał ją, przekazywał konkurencji tajemnice przedsiębiorstwa, informacje o przetargach), wówczas możesz spodziewać się zaproszenia na rozmowę z prokuratorem. Jeśli będziesz zaniedbywał swoje obowiązki, to sąd może przydzielić spółce kuratora. Czyli będzie podobnie jak w przypadku zaniedbań w stosunku do osoby fizycznej będącej pod Twoją opieką.

Firma

Firma pod względem prawnym jest czymś innym niż w rozumieniu potocznym. Firma to po prostu nazwa.

Firma = nazwa

W przypadku osób prawnych jest to nazwa podana w akcie założycielskim. W przypadku osób fizycznych to ich nazwisko i imię podane w akcie urodzenia. Podobnie jak osoba fizyczna może zmienić imię i nazwisko (pod pewnymi warunkami), tak i osoba prawna może zmienić swoją nazwę.

Kodeks Cywilny:
Art. 435. § 1. Firmą osoby prawnej jest jej nazwa.
§ 2. Firma zawiera określenie formy prawnej osoby prawnej, które może być podane w skrócie, a ponadto może wskazywać na przedmiot działalności, siedzibę tej osoby oraz inne określenia dowolnie obrane.

Przykład 1:

Prawidłowo: “Łakomy Miś Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością”, „Łakomy Miś Spółka z o.o.” lub “Łakomy Miś Sp. z o.o.”
Źle: “Łakomy Miś

Kodeks Cywilny:
Art. 434. Firmą osoby fizycznej jest jej imię i nazwisko. Nie wyklucza to włączenia do firmy pseudonimu lub określeń wskazujących na przedmiot działalności przedsiębiorcy, miejsce jej prowadzenia oraz innych określeń dowolnie obranych.

Przykład 2:

Prawidłowo: “Łubu dubu Ryszard Ochódzki” lub „Ryszard Ochódzki”
Źle: “Łubu dubu

Przedsiębiorca i jego przedsiębiorstwo

Kodeks Cywilny:
Art. 431. Przedsiębiorcą jest osoba fizyczna, osoba prawna i jednostka organizacyjna, o której mowa w art. 331 § 1, prowadząca we własnym imieniu działalność gospodarczą lub zawodową.
Art. 432. § 1. Przedsiębiorca działa pod firmą.

Osoby (prawne i fizyczne) mogą działać w biznesie we własnym imieniu. Przy czym, muszą posługiwać się swoją nazwą (czyli firmą, bo „firma = nazwa lub nazwisko”), a nie mogą podszywać się pod kogoś innego bez jego zgody.

Kodeks Cywilny
Art. 551. Przedsiębiorstwo jest zorganizowanym zespołem składników niematerialnych i materialnych przeznaczonym do prowadzenia działalności gospodarczej.
Obejmuje ono w szczególności:
1) oznaczenie indywidualizujące przedsiębiorstwo lub jego wyodrębnione części (nazwa przedsiębiorstwa);
2) własność nieruchomości lub ruchomości, w tym urządzeń, materiałów, towarów i wyrobów, oraz inne prawa rzeczowe do nieruchomości lub ruchomości;
3) prawa wynikające z umów najmu i dzierżawy nieruchomości lub ruchomości oraz prawa do korzystania z nieruchomości lub ruchomości wynikające z innych stosunków prawnych;
4) wierzytelności, prawa z papierów wartościowych i środki pieniężne;
5) koncesje, licencje i zezwolenia;
6) patenty i inne prawa własności przemysłowej;
7) majątkowe prawa autorskie i majątkowe prawa pokrewne;
8) tajemnice przedsiębiorstwa;
9) księgi i dokumenty związane z prowadzeniem działalności gospodarczej.

Przedsiębiorstwo lub jego zorganizowaną część można sprzedać lub wydzierżawić komuś innemu (art. 552 KC) np. można sprzedać jeden z kilku zakładów produkcyjnych wchodzących w skład przedsiębiorstwa.

Konkluzja

Przedsiębiorca ma indywidualną nazwę (firmę) odróżniającą go od innych przedsiębiorców. Przedsiębiorca może prowadzić działalność gospodarczą. Do tego celu wykorzystuje przedsiębiorstwo. W skład przedsiębiorstwa mogą wchodzić budynki (własne lub wynajęte), w których pracują zatrudnieni przez przedsiębiorcę pracownicy, na rachunkach bankowych zgromadzone są pieniądze, a na parkingu stoją zakupione i wyleasingowane samochody. Przedsiębiorca możne sprzedać swoje przedsiębiorstwo.

Spółka z o.o. vs osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą

No dobrze, w takim razie czym różni się spółka z o.o. od osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą?

Zakładając spółkę z o.o. to nie Ty będziesz prowadził działalność gospodarczą, ale spółka. To trochę tak jakby Twój sąsiad* prowadził działalność gospodarczą i Cię zatrudnił do reprezentowania go przed sądami, pracownikami i kontrahentami. Albo zamiast sąsiada zrobiłby to Twój syn lub córka**.

Spółka jest odrębnym podmiotem. Możesz prowadzić działalność gospodarczą i Twoja spółka też może prowadzić działalność gospodarczą jako odrębny przedsiębiorca. Oczywiście nie musisz prowadzić własnej działalności gospodarczej lecz skupić się na pomocy spółce w prowadzeniu jej biznesu jako członek jej zarządu.

* jeżeli posiadasz poniżej 5% udziałów w spółce z o.o. to nie jesteś traktowany jako podmiot powiązany (jesteś kimś obcym)
** jeśli masz co najmniej 5% udziałów w spółce, to zawierając umowy ze spółką jesteś podmiotem powiązanym ze spółką i musisz bardziej uważać na to co i za ile od spółki kupujesz lub jej sprzedajesz

Zalety spółki z o.o.

Optymalizacja podatkowa

Jeśli pracujesz na etacie to wiesz, że Twoja pensja jest co miesiąc ogołacana przez różnego rodzaju składki i podatek sięgający 32%. Sam przez wiele lat płaciłem 32% podatku i po pewnym czasie przestało mnie to bawić.

Posiadając udziały w spółce z o.o. i będąc jednocześnie jej członkiem zarządu możesz zmniejszyć obciążenia podatkowe korzystając z legalnych rozwiązań np.

  • zawierając ze spółką umowy o dzieło z 50% kosztem uzyskania przychodu, udzielając spółce licencji (pamiętaj o ograniczeniu do 85528 zł rocznie od tego rodzaju umów), co powoduje że zapłacisz jedynie 9% podatku,
  • otrzymując diety i zwrot kosztów w delegacji (brak podatku) – znam osoby pracujące za granicą na kontraktach. Zatrudnione są przez utworzoną do tego celu polską spółkę z o.o, która wynajmuje dla nich mieszkanie w Brukseli i wypłaca delegacje.
  • kilometrówka – brak podatku,
  • wynajmując spółce środki trwałe np. samochód lub pomieszczenia (biuro, magazyn, plac) – ryczałt 8,5% lub mniej (amortyzacja nieruchomości, koszty kredytu),
  • korzystając z noclegów zapewnionych przez spółkę. Można zrobić to na kilka sposobów np. jeśli na stałe mieszkasz zbyt daleko, aby codziennie dojeżdżać do pracy, wówczas spółka może zakupić dodatkowe mieszkanie, gdzie będziesz nocował na czas pobytu w okolicy przedsiębiorstwa (media, ubezpieczenie, amortyzacja i remonty idą w koszty, ale wyposażenie np. meble i telewizor nie mogą zostać zaliczone do KUP).
  • rok podatkowy w spółce z o.o. nie musi pokrywać się z rokiem kalendarzowym. Co więcej, są przypadki, że może trwać nie 12 miesięcy, a  23 miesiące. Dzięki temu można odroczyć konieczność zapłaty podatku dochodowego lub tak rozplanować inwestycje by tego podatku w ogóle nie zapłacić.
Zwiększenie konkurencyjności poprzez niższe ceny detaliczne

Spółki zwolnione z VAT (nie będące czynnym płatnikiem podatku VAT) zakłada się, aby dokonywać sprzedaży osobom nie będącym VAT-owcami (zwykłym klientom detalicznym nie prowadzącym działalności gospodarczej). Ma to sens np. w przypadku sprzedaży usług w postaci kursów i szkoleń skierowanych do zwykłych ludzi oraz jednostek państwowych (samorządów, gmin, ośrodków pomocy społecznej, policji, straży itp.), kursów internetowych, gier online, szczególnie gdy sam masz niskie koszty lub koszty są generowane przez nievatowców (np. umowy o dzieło i zlecenie ze „zwykłymi” ludźmi). Z tym, że musisz mieć na uwadze limit przychodu w wysokości 150 tys. zł rocznie. Jeśli sądzisz, że go przekroczysz, wówczas możesz założyć kolejną spółkę.

Brak ZUS

Jeśli zostaniesz powołany w drodze uchwały na członka zarządu i w uchwale zostanie określone Twoje wynagrodzenie, wtedy nie będziesz musiał płacić składek do ZUS, a jedynie podatek dochodowy (wg skali). Jeśli jednocześnie ze spółką zawierasz umowy o dzieło z przeniesieniem praw autorskich na 85,5 tys. zł rocznie, wówczas aby płacić 18% podatku będziesz musiał ograniczyć swoje wynagrodzenie z tytułu sprawowania funkcji członka zarządu do ok. 3,5 tys. zł miesięcznie (50% koszt uzyskania przychodu przy umowach o dzieło wyniesie 42,75 tys. (85,5 tys. zł/2), pozostałą połowę podziel przez 12 miesięcy (42,75 tys. zł / 12 ≈ 3,5 tys. zł)).

Mniejsza odpowiedzialność

Jako, że spółka ma odrębną osobowość prawną, to ona odpowiada za ewentualne długi. Jednak w przypadku, gdy zarząd nie wniesie na czas wniosku o ogłoszenie upadłości, to członkowie zarządu będą i tak odpowiadać całym swoim majątkiem za zobowiązania spółki. Przy spółce z kapitałem 5000 zł (minimalny kapitał zakładowy) ciężko ogłosić na czas upadłość.

Jeśli działasz w ryzykownej branży, gdzie kontrahenci opóźniają się z płatnościami (transport, usługi budowlane), wielkie korporacje ze sztabami prawników wymuszają podpisywanie niekorzystnych umów (półroczne terminy płatności, niekorzystne umowy najmu w centrach handlowych), wówczas możesz założyć „sp. z o.o. spółkę komandytową”. Jest to twór w którym Twoja odpowiedzialność za ewentualne długi będzie znacznie ograniczona. W przypadku wystąpienia nieprzewidzianych okoliczności np. celowe wrobienie w długi przez kontrahenta za pomocą niekorzystnych zapisów w umowach, można ogłosić upadłość i zabezpieczyć prywatny majątek.

Niestety, w przypadku sp. z o.o. sp. k. powraca kwestia ZUS-u, oraz dochodzi kwestia podwójnej księgowości. Na szczęście komandytariusz może płacić podatek liniowy (19%). Ale to temat na oddzielny artykuł.

Łatwiejsze dziedziczenie

Przejęcie udziałów w sp. z o.o. jest łatwiejsze do przeprowadzenia niż przejęcie przedsiębiorstwa zmarłej osoby, ponieważ w przypadku śmierci wspólnika dziedziczeniu podlegają udziały, a nie samo przedsiębiorstwo. To spółka jest właścicielem przedsiębiorstwa, a nie poszczególni wspólnicy (spółka ma swój NIP, REGON, zatrudnia pracowników). Stosując odpowiednie zapisy w umowie spółki można  wyłączyć możliwość objęcia udziałów przez małżonka lub innych spadkobierców. Oczywiście spadkobierców należy „spłacić”, ale jest to i tak lepsze niż uczestniczenie pozostałych wspólników w przekonywaniu spadkobierców co do słuszności podejmowanych decyzji biznesowych.

Odseparowanie działalności spółki od tej wykonywanej osobiście

Jeśli jesteś osobą aktywną biznesowo i zawodowo, wówczas odseparowanie się od biznesu spółki ma swoje zalety.

Jeśli prowadzisz gospodarstwo rolne i podlegasz pod KRUS z mocy ustawy (brak zbiegu z ubezpieczeniem w ZUS), wówczas możesz skorzystać z większej liczby programów PROW dedykowanych rolnikom indywidualnym.

Łatwiej jest też zmienić rezydencję podatkową i zoptymalizować obciążenia podatkowe w przypadku, gdy to spółka prowadzi działalność gospodarczą w Polsce, a nie Ty.

Zalety prowadzenia indywidualnej działalności gospodarczej

Prowadzenie pozarolniczej działalności gospodarczej jako osoba fizyczna ma wiele zalet. W porównaniu do spółki z o.o. jest to znacznie mniej sformalizowane.

Uproszczona księgowość

Prowadząc działalność gospodarczą możesz stosować uproszczoną księgowość. W niektórych typach działalności podatek możesz płacić ryczałtem (np. programiści mogą płacić 17% ryczałtu) i ze względu na prostotę tego rodzaju opodatkowania odpadną koszty zakupu usług księgowych. Jeśli będziesz musiał prowadzić księgę przychodów i rozchodów, wówczas koszty księgowości będą znacznie niższe (od 100-150 zł netto) niż w przypadku pełnej księgowości koniecznej przy małej spółce z o.o. (250-1000 zł).

Podatek liniowy

Jeśli Twoje dochody są powyżej 100 tys. zł rocznie, wówczas będziesz mógł płacić podatek linowy w wysokości 19%. Jest to rozwiązanie bardziej opłacalne niż rozliczanie się na zasadach ogólnych (wynagrodzenie członka zarządu sp. z o.o.).

W przypadku spółki z o.o. pobierając nieozusowane wynagrodzenie jako członek zarządu (ok. 42 tys. zł rocznie), udzielając licencji na znak towarowy lub oprogramowanie (ok. 85 tys. zł rocznie w ramach limitu 50% KUP), wynajmując spółce małe biuro (ok. 30 tys. zł rocznie), wypłacając diety i kilometrówkę już po przekroczeniu kwoty dochodu rzędu 160 tys. złotych rocznie obciążenia podatkowe zaczną drastycznie rosnąć i zaistnieje konieczność zastosowania kolejnych optymalizacji.

Odliczenie kosztów poniesionych przed rozpoczęciem działalności

Rozpoczynając prowadzenie działalności gospodarczej jako osoba fizyczna już pierwszego dnia możesz wykazać w remanencie początkowym towary przeznaczone do sprzedaży i materiały do produkcji.

Podobnie jest przy środkach trwałych (samochód prywatny) lub wyposażeniu (komputer do 3500 zł, meble) – możesz poniesione wydatki zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów lub od kolejnego miesiąca zacząć stosować odpisy amortyzacyjne (wrzucać po kawałku w koszty środki trwałe).

W przypadku spółki z o.o. jest to mniej opłacalne, ponieważ musiałbyś samochód, meble, komputer i towary wnieść aportem i zapłacić od tego podatek (to tak jakbyś komuś sprzedał te rzeczy, a kupujący zapłacił Ci za zakupy nie pieniędzmi, a udziałami).

Wady spółki z o.o.

W porównaniu do działalności gospodarczej osoby fizycznej spółki z o.o. mają swoje wady.

  • podwójne opodatkowanie
    Spółka płaci podatek dochodowy CIT (ang. Corporate Income Tax) w wysokości 19%. Jeśli chcesz wypłacić pieniądze z zysku wypracowanego przez spółkę będziesz musiał zapłacić podatek PIT (ang. Personal Income Tax) od dochodów kapitałowych w wysokości 19%. W sumie podatki zjedzą 34,39% dochodu jeśli nie zmniejszysz obciążeń za pomocą operacji opisanych powyżej.
  • wysoki koszt prowadzenia księgowości
    Ze względu na konieczność prowadzenia ksiąg handlowych (pełnej księgowości) koszt rozliczania małej spółki to ok. 1000 zł/msc netto (przy mikro spółkach ceny zaczynają się od kilkuset złotych, ale szybko rosną).
  • dodatkowe opłaty
    Do comiesięcznych kosztów dochodzi przygotowanie rocznego sprawozdania finansowego i opłaty sądowe w KRS ponoszone przy rejestracji, zmianach oraz corocznej publikacji sprawozdania.
  • konieczność znalezienia drugiego wspólnika
    Możliwe jest założenie jednoosobowej spółki z o.o. (z jednym wspólnikiem), ale wówczas pojawią się pewne problemy i ograniczenia np. konieczność opłacania ZUS i częste wizyty u notariusza.

Wady indywidualnej działalności gospodarczej

Podsumowując, do wad prowadzenia działalności gospodarczej jako osoba fizyczna należą:

  • konieczność opłacania składek do ZUS
  • ograniczone możliwości zmniejszania obciążeń podatkowych
  • pełna odpowiedzialność za zobowiązania
    Jeśli któremuś z pracowników zdarzy się wypadek i okaże się, że doszło do niego ze względu na zaniedbania po stronie przedsiębiorstwa np. ze względu na jakieś zaniechania (z winy pracodawcy) lub w niektórych branżach (zakłady remontowo-budowlane) do wypadku doszło ze względu na skutek działania sił przyrody (zasada ryzyka), wówczas może się okazać, że będziesz zobowiązany do wypłaty rent lub odszkodowań przewyższających wartość Twojego majątku. Podobnie będzie w przypadku wyrządzenia szkód majątkowych dużych rozmiarów. Dlatego powinieneś wykupić odpowiednią polisę od odpowiedzialności cywilnej (wobec pracowników i osób trzecich). Aczkolwiek, wykupienie polisy OC jest wskazane także w przypadku sp. z o.o. sp. k.
  • problemy z dziedziczeniem
    Działalności gospodarczej nie można dziedziczyć. Jak zapewne pamiętasz ze wstępu teoretycznego działalność gospodarczą się prowadzi. Prowadzi ją przedsiębiorca w ramach swojego przedsiębiorstwa. Przedsiębiorca ma nadany NIP, REGON, może mieć wydane koncesje i zezwolenia, których to numerów oraz aktów administracyjnych się nie dziedziczy. Dziedziczy się przedsiębiorstwo. Jeśli chciałbyś wskazać osobę, która powinna po Twojej śmierci przejąć przedsiębiorstwo, wówczas udaj się do notariusza i poproś o sporządzenie odpowiedniego zapisu windykacyjnego.
    Pamiętaj jednak, mimo, że nawet jeśli przedsiębiorstwo zostanie przejęte przez jednego spadkobiercę, wówczas osoba ta i tak będzie musiała ponownie wystąpić o koncesje i zezwolenia oraz nadanie nowych numerów NIP i REGON w swoim imieniu.

Podsumowanie

Ludzie od wieków handlowali ze sobą, produkowali różne dobra, świadczyli wzajemnie usługi, czyli po prostu prowadzili działalność gospodarczą. Obecnie istnieją różnorakie możliwości organizacji biznesu. W związku z tym przeanalizuj dostępne rozwiązania prawne, struktury biznesowe i dostosuj je do własnej sytuacji.

Czy zakładać spółkę z o.o., spółkę z o.o. sp.k, czy zgłosić po prostu fakt prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej, to kwestia uwarunkowań rynkowych, rodzaju branży, ryzyka, osobistej sytuacji. Małżeńska wspólnota majątkowa, niepełnosprawne dziecko, KRUS, dopłaty z ARiMR, rezydencja podatkowa – te czynniki mogą mieć znaczenie przy wyborze formy prawnej biznesu. Forma organizacyjna przedsiębiorstwa to tylko narzędzie, a nie cel sam w sobie i według mnie nie jest tak, że coś jest lepsze, a coś gorsze. Po prostu trzeba przeanalizować dane rozwiązanie i dokonać wyboru korzystnego w danej sytuacji.


Zainteresował Cię ten artykuł?

Jeśli masz jakieś uwagi lub chciałbyś podzielić się swoimi przemyśleniami na temat wyboru formy organizacyjno-prawnej przedsiębiorstwa, to zapraszam do komentowania. Możesz również udostępnić niniejszy artykuł swoim znajomym na Facebooku lub Twitterze.

Related Posts Plugin for WordPress, Blogger...

  • Temat wyczerpany prawie do granic możliwości:) Brak ZUS może być zaletą, ale w przypadku choroby sporym problemem.

    • bpw

      Kwestię ubezpieczenia chorobowego i zasiłku można na razie pominąć. Aczkolwiek na mojej liście jest wpis dotyczący ubezp. chorobowego osób przewlekle chorych i bezrobotnych kobiet w ciąży.

      Natomiast ubezpieczenie zdrowotne, to temat artykułu, który jest w trakcie pisania. W dużym skrócie – można posiadać ubezp. zdrowotne za darmo lub za kilka złotych kwartalnie/rocznie zawierając odpowiednie umowy zlecenia. Przydaje się to zarówno w przypadku nieozusowanych wynagrodzeń członków zarządów, jak i np. alkoholika w trakcie cugu, którego chcesz wysłać na leczenie odwykowe finansowane z NFZ (część programów finansuje nfz, część idzie z budżetu innych instytucji) lub narkomana/pijaka w rodzinie, który musi mieć operację (a wiadomo, że do urzędu bezrobocia nie pojedzie, bo leży pod płotem).