Faktura bez VAT dla kontrahenta unijnego

Jak poprawnie wystawić fakturę bez naliczania podatku VAT dla firmy zza granicy? Na co zwrócić uwagę, aby uniknąć problemów z urzędem skarbowym? Co to jest “Odwrotne Obciążenie”?

Wchodząc na rynki zagraniczne i pozyskując pierwszych klientów spoza Polski zapewne spotkasz się z wymogiem wystawienia faktury bez naliczenia polskiego podatku VAT. Nie jest to nic niezwykłego. Wręcz przeciwnie, jest to standardowa procedura.

Część polskich przedsiębiorców odmawia wystawiania faktur bez doliczenia podatku VAT mimo, że zgodnie z prawem powinni wystawić faktury dokumentujące sprzedaż poza terytorium kraju. Wynika to z obawy, że będą musieli odprowadzić samodzielnie podatek VAT za kontrahenta.

Raz nawet spotkałem się z odmową wystawienia faktury bez polskiego VAT za usługę informatyczną pomimo tego, że usługodawca był zgłoszony jako podatnik unijny. Możliwe, że w ten sposób przedsiębiorca chciał uniknąć konieczności składania deklaracji VAT UE. Do dziś nie rozumiem dlaczego firma z branży informatycznej broni się rękami i nogami przed wejściem na rynki zagraniczne. No cóż, każdy ma swój pomysł na biznes.

Praktyka

Od wielu lat mam do czynienia z kontrahentami z całego świata. W jednej z firm większość klientów stanowią zagraniczne podmioty. Po prostu łatwiej jest zdobyć i utrzymać klienta zagranicznego, który będzie usatysfakcjonowany i nie będzie narzekał na cenę niż dogodzić niektórym klientom z Polski.

Oczywiście wiążą się z tym pewne konsekwencje prawno-podatkowe. Należy uwzględnić wymogi stawiane przez regulacje polskie, unijne i kraju docelowego. Do tego dochodzi jeszcze kwestia kultury biznesu i lokalnej administracji.

Jeden z moich klientów nie rozumiał dlaczego na fakturze muszą być pełne dane jego firmy, w tym adres rejestracji, a nie wynajmowanego biura, którym to adresem posługiwał się przez wiele lat. Podobnie było z nazwą przedsiębiorstwa – od jakiegoś czasu kontrahent ten używał na fakturach nazwy firmowej strony internetowej, ale nie zaktualizował danych widniejących w oficjalnym rejestrze. Póki zgadzał się numer podatnika i odprowadzane były podatki nikt się go nie czepiał.

Oczywiście działa to też w drugą stronę – niektóre kraje mają podobną do polskiej, uciążliwą i zaborczą administrację podatkową. Oprócz danych wymaganych na fakturach zgodnie z obowiązującym prawodawstwem, urzędnicy mają różne wymagania i interpretacje tych samych przepisów w zależności od danego rejonu kraju. W takim przypadku staram się dostosować do wymagań klientów i oprócz obowiązkowych elementów umieszczam dodatkowe opisy i wyjaśnienia zgodnie z życzeniami kontrahenta.

Zanim wystawisz fakturę bez VAT

Zanim wystawisz fakturę bez naliczania polskiego podatku VAT zadbaj o formalności. Jeśli korzystasz z usług firmy księgowej, wówczas porozmawiaj z księgowym i upewnij się u czy możesz wystawić fakturę bez polskiego VAT-u. Jeśli masz jakieś wątpliwości, to zadzwoń na infolinię Krajowej Informacji Skarbowej.

Ewentualnie, samodzielnie sięgnij do tekstu ujednoliconego Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Zwróć szczególnie uwagę na rozdział 3 w dziale 1: „Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów i wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów” oraz artykuł 28b (generalna zasada: miejsce świadczenia usług to siedziba klienta) i kolejne (28c – 28o: wyjątki od wspomnianej zasady).

Sprawdź status kontrahenta na portalu VIES

Przed wystawieniem faktury kontrahentowi z Unii Europejskiej sprawdź czy jego dane widnieją na portalu VIES. Upewnij się także, że Twoja firma jest weryfikowana poprawnie. Do sprawdzenia statusu kontrahenta wystarczy posiadać jego numer VAT. Jeśli jednak klient jest z Hiszpanii, wówczas oprócz numeru VAT będziesz musiał podać więcej danych.

Jak wystawić fakturę?

Informacje jakie powinny znaleźć się na fakturze “unijnej” określa art. 106e ust. 1 oraz ust. 5. Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług

Art. 106e. 1. Faktura powinna zawierać:

1) datę wystawienia;

2) kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;

3) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;

4) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;

5) numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;

6) datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;

7) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;

8) miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;

9) cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);

(...)

11) wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);

15) kwotę należności ogółem;

(...)

18) w przypadku dostawy towarów lub wykonania usługi, dla których obowiązanym do rozliczenia podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze jest nabywca towaru lub usługi – wyrazy „odwrotne obciążenie”;

(...)

Faktura z odwrotnym obciążeniem może nie zawierać kwoty podatku VAT oraz stawki tego podatku.

5. Faktura może nie zawierać:1) w przypadku, o którym mowa w art. 106a pkt 2 lit. a – danych określonych w ust. 1 pkt 10 i 12–14;

Jednak zgodnie z informacją uzyskaną na infolinii Krajowej Informacji Podatkowej faktura powinna zawierać skrót NP (od “nie podlega”). Jeszcze kilka lat temu konsultanci KIP twierdzili, że skrótu NP lub – (kreski/myślnika) nie powinno się umieszczać na fakturze, a miejsce na stawkę podatku powinno być puste. Obecnie twierdzą, że NP ma być, a zostawienie pustego miejsca (spacji) może nie być poprawne. Nie wiem na podstawie jakich przepisów wysnuwane są te zalecenia, ale kopać z koniem się nie zamierzam, więc na fakturach są umieszczane wskazane oznaczenia.

Odwrotne obciążenie

To procedura polegająca na prze­rzu­ce­niu obo­wiązku roz­li­cze­nia po­datku VAT ze sprze­dawcy na na­bywcę. Dzięki temu nie trzeba doliczać polskiego VAT-u, a nabywca jest zobowiązany do naliczenia podatku VAT według stawek obowiązujących w danym państwie.

Właśnie o tej procedurze traktuje niniejszy artykuł. Z procedury „odwrotnego obciążenia” należy skorzystać wystawiając fakturę zweryfikowanemu w systemie VIES kontrahentowi z UE. Oprócz standardowych danych na fakturze należy umieścić wyrażenie “Odwrotne obciążenie”. Zgodnie z informacją uzyskaną na infolinii Krajowej Informacji Podatkowej wyrażanie “odwrotne obciążenie” musi być zapisane w języku polskim ze względu na umieszczenie go w cudzysłowie w art. 106e ust. 1 pkt. 18 ustawy o podatku od towarów i usług.

Oczywiście zwrot „odwrotne obciążenie” można dodatkowo umieścić po angielsku (ang. reverse charge), ponieważ nie każdy klient zza granicy zna język polski.

Dodatkowe kroki

Niektórzy przedsiębiorcy wprowadzają dodatkowe procedury mające na celu zabezpieczenie ich biznesu przed nieuczciwymi kontrahentami i działaniami urzędników.

Część firm nie prowadzi sprzedaży klientom z UE, aby uniknąć biurokracji. Niektóre firmy nie wystawiaja faktur NP, lecz doliczają polski VAT, co ma ich zabezpieczyć przed koniecznością zapłaty podatku VAT za nieuczciwego kontrahenta, ale może powodować, że klieci sami zrezygnują z ich usług.

Ja u siebie wprowadziłem wymóg potwierdzenia numeru VAT kontrahenta na infolinii Krajowej Informacji Skarbowej poprzez uzyskanie elektronicznego dokumentu VAT-ID1. Raz w miesiącu wyznaczona osoba wykonuje telefon na infolinię i dokonuje zbiorczego potwierdzenia numerów VAT kontrahentów, którym w poprzednim miesiącu zostały wysawione faktury NP (po uprzednim sprawdzeniu na stronie VIES).

przykład VAT-ID1Przykład dokumentu VAT-ID1 potwierdzającego status kontrahenta

Oczywiście można wprowadzić dodatkową weryfikację w ciągu miesiąca np. sprawdzać klientów, którzy po raz pierwszy korzystają z usług naszej firmy, a sprzedaż na pierwszej fakturze przekroczy np. 5000 EUR, ponieważ w takim przypadku podatek VAT należny według polskich stawek wyniósłby ponad 5000 zł (1150 euro tj. 23% od 5000 euro), więc lepiej unikać zakwestionowania takich faktur przez urząd skarbowy.

Jeśli klieci są spoza Unii Europejskiej, wówczas warto uzyskać potwierdzenie z oficjalnych rejestrów, że dana firma w ogóle istnieje, aby zapobiec potencjalnym problemom z administracją podatkową. Czasem dokumenty w wersji elektronicznej potwierdzające istnienie danej firmy są darmowe np. w przypadku Nowej Zelandii potwierdzenie wpisu do ichniego KRS (Certificate of Incorporation) ściągniesz za darmo z oficjalnej strony New Zealand Companies Register, ale zazwyczaj usługa taka jest płatna i jej koszt, w zależności od kraju, zaczyna się od kilku dolarów.


Zainteresował Cię ten artykuł?

 

Related Posts Plugin for WordPress, Blogger...

  • Tomasz Kusmierczyk

    Dziękuję za informacje 🙂

  • Dominik Whiskey Jurewicz

    Dziekuje za informacje. Rozumiem, ze sprzedawca, ktory wystawia faktury krajowe iest tak samo zobowiazany wystawic fakture dla kontrahenta unijnego 0% vat? Nie ma prawa odmowic?

    • bpw

      Nie jestem w stanie odpowiedzieć na tak zadane pytanie. Proponuję zadzwonić na infolinię Krajowej Informacji Skarbowej http://www.kis.gov.pl/kontakt/dane-teleadresowe i przedstawić konsultantowi stan faktyczny tzn. jak dokładnie wygląda dostawa towarów lub usług, jakiego rodzaju towary lub usługi będą dostarczone, czy kontrahentem jest osoba prowadząca działalność gosp., jaki jest jej status we vies itd.
      Aha, stawka vat widniejąca na fakturze prawdopodobnie nie będzie wynosić 0%. Jest różnica między 0% a nie podleganiem opodatkowaniu, ale to już konsultant będzie w stanie wyjaśnić.

      P.S. Zaktualizowałem odnośniki w artykule, bo od marca zmieniła się nazwa i domena Krajowej Informacji Podatkowej (nr tel. bez zmian).