Cięcie kosztów w firmie – modernizacja starych komputerów

Czy warto oszczędzać na sprzęcie komputerowym w firmie? Jak mądrze ograniczyć koszty? Czy warto modernizować kilkuletnie laptopy i komputery stacjonarne? W jaki sposób wykorzystać stare komputery do ograniczenia zobowiązań podatkowych?

Lata temu pasjonowałem się komputerami. Czytałem gazety komputerowe, które kupowało się w kioskach w czasach gdy Internet był głównie na płytach CD, analizowałem testy porównawcze różnorakich podzespołów (procesorów, dysków twardych, kart graficznych itd.), znałem na pamięć najnowsze rankingi sprzętu. Spędzałem całe dnie na wprowadzaniu usprawnień owocujących wzrostem wydajności jednostek centralnych komputerów, obchodzeniu ograniczeń sprzętowych i programowych.

Przy okazji rozwijania komputerowej pasji uzyskałem dostęp do cenników największych polskich hurtowni sprzętu komputerowego. Na tej podstawie byłem w stanie oszacować wielkość obrotu i marże lokalnych sklepów komputerowych. Były to czasy, gdy polecane (mające renomę na lokalnym rynku) sklepy ustalały cenę mnożąc koszt zakupu ×2 lub ×3 i nie przeszkadzało im to uzyskiwać pokaźnych obrotów! Co prawda miałem okazję zajrzeć kilka razy do obudowy pecetów złożonych przez najbardziej polecany (i zarazem najdroższy sklep) i zobaczyć kwiatki typu zastosowanie taśmy starego typu do podłączenia nowego dysku, co powodowało, że komputer automatycznie obcinał transfer danych o połowę.

Cóż, ja zmieniałem taśmy, przepinałem pęsetą zworki dysków i napędów CD-ROM, grzebałem w BIOS-ach, instalowałem DOS-a, Windowsy, czasem jakiegoś Linuksa/BSD, a w tym czasie lokalny sklep codziennie sprzedawał, a technicy rozwozili i podłączali klientom indywidualnym i instytucjonalnym nowo zakupione komputery. W ciągu kliku lat konkurencja przejęła większość rynku komputerów, kas fiskalnych i sieci LAN, sklep przeniósł się do skromniejszej lokalizacji, właściciel sklepu poszerzył zainteresowania i poszedł w politykę. Obecnie sklepik wciąż funkcjonuje i zgodnie z oświadczeniami majątkowymi przynosi niecałe pół miliona dochodu rocznie (na podstawie oświadczenia o wysokości przychodu i dochodu łatwo oszacować, że marże spadły do ok. 20-25%). W tamtych czasach pan ze sklepu ewidentnie był lepszym biznesmenem niż ja.

Dziś z mojej dawnej pasji zostało niewiele. Komputer to zwykłe narzędzie potrzebne w firmie, takie same jak młotek czy samochód. Jednak wiedza i umiejętności nabyte w tamtych czasach przydają się do dziś przy planowaniu zakupów, zawieraniu umów o świadczenie usług telekomunikacyjnych i informatycznych, opracowywaniu strategii rozwoju (optymalizacja kosztów z wykorzystaniem usług “w chmurze”).

Komputer to koszt

Sprzęt elektroniczny to koszt. Wiadomo, że jest to narzędzie niezbędne w większości firm, ale wciąż jest to tylko koszt. Rozpoczynając działalność w biznesie traktuj szybko starzejący się sprzęt elektroniczny jak każdy inny wydatek tzn. obejrzyj każdą złotówkę dwa razy zanim ją wydasz. Upewnij się, że zakup nowego komputera jest niezbędny. Jeśli dopiero rozkręcasz działalność, wówczas zastanów się czy nie mógłbyś wykorzystać obecnie posiadanego prywatnego sprzętu do celów prowadzonej działalności gospodarczej zamiast kupować nowy.

Koszty podatkowe

Jeśli jednym z głównych czynników przemawiających za zakupem nowego sprzętu jest chęć wrzucenia nowego gadżetu “w koszty”, to porozmawiaj ze swoim księgowym o możliwości wprowadzenia prywatnej elektroniki i innych narzędzi do ewidencji wyposażenia lub środków trwałych.

W zależności od daty zakupu, posiadanych dokumentów np. faktury na osobę fizyczną nie prowadzącą pozarolniczej działalności gospodarczej (wiele zamówień składanych przez internet przychodzi z fakturą w wersji papierowej lub elektronicznej i zawiera dane kupującego), paragonu lub nawet przy braku dowodu zakupu (oszacowanie wartości na podstawie ofert z Allegro) możliwe jest wrzucenie w koszty części lub całości kosztu zakupu komputera, drukarki, routera, samochodu lub innych rzeczy.

Jeśli nie prowadzisz pozarolniczej działalności gospodarczej tylko masz spółkę z o.o. może warto wynająć spółce posiadane urządzenia w razie potrzeby?

Zamiast kupować nowy sprzęt możesz legalnie obniżyć podatki stosując do tego celu istniejące zasoby.

Modernizacja

Jeśli posiadasz w firmie stary sprzęt lub istnieje możliwość włączenia kilkuletnich „prywatnych” komputerów do ewidencji środków trwałych w prowadzonej działalności, wówczas możesz dokonać ich ulepszenia dokupując nowsze podzespoły i oprogramowanie.

Dysk SSD

Najprostszym sposobem na przyśpieszenie działania komputera stacjonarnego lub laptopa jest montaż dysku SSD. Często pozwala przywrócić dawną młodość zapyziałemu sprzętowi. Obecnie ceny markowych dysków SSD o pojemności 120 GB (ok. 111 GiB) oscylują w okolicach 190 zł z przesyłką.

Od strony technicznej montując dysk SSD w starym komputerze musisz zwrócić uwagę na następujące kwestie:

  • Zweryfikować czy tryb AHCI (Advance Host Controller Interface mode) jest włączony w BIOS-ie aby umożliwić obsługę rozszerzenia protokołu Serial ATA o NCQ (Native Command Queuing) i komendę TRIM dzięki czemu dysk sam będzie decydował w jakiej kolejności zapisywać dane i w jaki sposób je kasować. Pozwoli to na znaczne wydłużenie żywotności dysku SSD.
  • W przypadku komputerów stacjonarnych może okazać się konieczne dokupienie ramki do montażu dysku 2,5’’ w kieszeni 3,5’’ lub 5,25’’ (ceny zaczynają się od kilku złotych)
  • Przenieść dane ze starego dysku na nowy. Przy użyciu narzędzi typu Macrium Reflect lub EaseUS Todo Backup możliwe jest przeniesienie całego systemu operacyjnego na nowy dysk. Jeśli będziesz musiał zmodyfikować wielkość i układ partycji, wówczas możesz użyć oprogramowania AOMEI Partition Assistant.

Zwiększenie ilości pamięci RAM

Do obecnych zastosowań biurowych sensownym minimum jest zastosowanie 4 GB RAM. Optymalnie byłoby zamontować 8 GB. Jeśli płyta główna posiada wolne sloty to prawdopodobnie wystarczy dołożenie jednej lub dwóch kości pamięci. Jeśli nie, to konieczny będzie demontaż istniejącej pamięci i zamiana kości na nowe. Oczywiście jeśli nie zależy Ci na pracy pamięci w trybie “dual” (bez znaczenia w przypadku biurowych zastosowań), to możesz podmienić jeden moduł i uzyskać np. 5 GB pamięci RAM w kościach 1 GB + 4 GB.

kosc-ram

Kwestie techniczne:

  • Pamięci są dostępne w modułach o różnym standardzie. Modernizując komputer sprawdź jakiego rodzaju pamięci obsługuje płyta. Czy jest to DDR1, DDR2, DDR3 czy DDR4 (Double Data Rate Random Access Memory)?
  • W przypadku laptopa pamięć może być inna niż do komputera stacjonarnego. Wiele laptopów będzie wymagało użycia pamięci niskonapięciowej (ang. low voltage) oznaczonej literą L w nazwie modułu.
  • Niektóre laptopy (np. firmy Apple) oraz większość serwerów będzie potrzebować pamięci z systemem kodowania korekcyjnego ECC (ang. Error-correcting code memory)
  • Płyty główne posiadają ograniczenie co do maksymalnej ilości obsługiwanej pamięci. Co więcej, ograniczenie pojemności dotyczy zarówno poszczególnych kości, jak i sumy pojemności np. jeśli płyta obsługuje maksymalnie 8 GB RAM i posiada dwa sloty, to prawdopodobnie będziesz musiał zakupić 2 moduły po 4 GB, a nie jeden 8 GB. Najlepiej sprawdzić to w specyfikacji płyty głównej. Jeśli nie znasz modelu płyty głównej, a nie chcesz tracić czasu na rozkręcanie obudowy, wówczas skorzystaj z oprogramowania typu CPU-Z.

Wymiana procesora

Sprawdź jakie procesory może obsłużyć Twoja płyta główna. Poszukaj używanych CPU na Allegro lub Aliexpress. Zwróć uwagę na wersję płyty (Rev. – ang. revision), gdyż może się zdarzyć, że później produkowane egzemplarze mają nowocześniejsze układy, które mogą mieć znaczenie dla stabilności pracy z nowszymi procesorami.

procesor

Przed przystąpieniem do wymiany procesora zaktualizuj BIOS (Basic Input/Output System) lub w nowszych komputerach oprogramowanie sprzętowe UEFI (Unified Extensible Firmware Interface) na płycie głównej, gdyż nowsze BIOS-y wspierają większą liczbę procesorów.

Wymieniając CPU pamiętaj o wymianie pasty termoprzewodzącej. Nie stosuj pasty silikonowej, gdyż jej wydajność może być niewystarczająca do schłodzenia mocniej nagrzewającego się procesora. Użyj niesilikonowego produktu z dolnej półki cenowej. Różnice temperatur dla past niesilikonowych wynoszą najczęściej 1-3° C. Nie warto przepłacać.

Upewnij się, że zasilacz będzie wystarczająco wydajny, aby obsłużyć nowy procesor i dodatkową pamięć. Jeśli jednostka będzie pracować blisko granicy wydajności zasilacza wówczas wymontuj nieużywane podzespoły (np. napęd dyskietek, nagrywarkę DVD, talerzowy dysk twardy).

Chłodzenie

Sprawdź obieg powietrza w obudowie. Jeśli jest to wskazane, wówczas zamontuj dodatkowe wiatraki, aby schłodzić procesor, chipset płyty głównej i pamięć. Jeśli obecny komputer jest zbyt głośny sprawdź czy na płycie są 4-pinowe złącza (5-pinowe w przypadku komputerów firmy Dell) dla wentylatorów obsługujących modulację szerokości impulsów (PWM, pulse-width modulation). Dzięki temu wiatrak PWM będzie pracował szybciej tylko w momencie, gdy procesor lub chipset płyty głównej zbyt mocno się nagrzeje. Możesz pokusić się o zakup cichych wentylatorów za kilkanaście złotych za sztukę o większych rozmiarach, posiadających więcej łopatek, lepsze łożyska, gumowe kołki montażowe lub wszystkie te elementy na raz. Ewentualnie możesz zamontować tańsze wiatraki i jednocześnie zmniejszyć ich prędkość za pomocą przejściówek ograniczających napięcie wentylatora z 12V do 9V lub 5V.

wentylator

W przypadku laptopa montaż dodatkowego chłodzenia zazwyczaj nie wchodzi w rachubę. Stosowanie podkładek z wiatraczkiem na USB raczej nie ma większego sensu. Więcej korzyści przyniesie wyczyszczenie radiatora i wiatraka, wymiana pasty termoprzewodzącej na procesorze oraz przedmuchanie zakamarków obudowy sprężonym powietrzem.

Walory estetyczne

Jeśli kwestia wyglądu i świeżości może mieć znaczenie w Twojej działalności np. będziesz obsługiwać klientów, dla których wygląd biura i wyposażenia ma znaczenie to weź pod uwagę wymianę obudowy komputera (jeśli stara jest podrapana, pogięta, w jaskrawych kolorach itp.), zakup nowej myszy i klawiatury oraz monitora. Z zewnątrz wszystko będzie wyglądało na nowe. Do środka obudowy raczej nikt nie będzie zaglądał.

W przypadku laptopa z porysowaną lub uszkodzoną obudową będzie trudniej, ponieważ wymiana kadłubka na nowy może być zbyt kosztowna. W takim przypadku warto poszukać używanych kadłubków w dobrym stanie.

Od biedy możesz zakupić izopropanol służący do czyszczenia różnego rodzaju optyki i elektroniki celem wyczyszczenia matrycy monitora i obudowy komputera. W przypadku zakupu na cele działalności gospodarczej sprawdź tylko czy w związku z tym zakupem nie będziesz musiał składać dodatkowego raportu o korzystaniu ze środowiska.

Budżet

Ustal limit wydatków na jednostkę. Modernizując ostatnio kilka komputerów (stacjonarnych i laptopów) ustaliłem maksymalny poziom wydatków na 350 zł brutto na sztukę. W tej cenie wymieniany był procesor, dokładana lub wymieniana pamięć, instalowany dysk SSD, montowane dodatkowe chłodzenie, wymieniane uszkodzone podzespoły, czyszczona obudowa i elektronika. Poza dyskiem i wentylatorami wszystkie części były używane/poserwisowe. Koszt nie uwzględnia robocizny i oprogramowania, a jedynie zakup i przesyłkę podzespołów oraz sprężonego powietrza i izopropanolu. Naprawa i modyfikacja była przeprowadzona we własnym zakresie.

W przypadku, gdy musisz zlecić rozbudowę na zewnątrz koszty wzrosną. Zapytaj w lokalnym sklepie komputerowym jaki byłby szacunkowy koszt rozbudowy danego komputera o nowy dysk SSD (włącznie z usługą klonowania partycji), pamięć, procesor i ciche wentylatory. Możliwe, że opłaci się po prostu oddać komputer do serwisu i odebrać usprawnioną jednostkę zamiast kupować nowy lub poleasingowy sprzęt.

Podsumowanie

Analizując zagadnienie unowocześnienia starych komputerów weź pod uwagę kilka kwestii.

Awaryjność

Obecnie następuje bardzo szybki postęp technologiczny. W związku z tym przewidywany czas działania urządzeń elektronicznych to kilka lat. Do tego dochodzi planowane postarzanie produktu przez niektórych producentów. W związku z tym musisz liczyć się z tym, że świeżo rozbudowany komputer nie posiada gwarancji na wszystkie podzespoły i może zepsuć się w każdym momencie co skutkować będzie koniecznością dokonania kosztownej naprawy np. wymiany płyty głównej w laptopie.

Energooszczędność

Nowe komputery zużywają mniej energii. Nie będzie to miało większego znaczenia jeśli opłata za zużyty prąd wliczona jest w czynsz najmu, a instalacja elektryczna nie jest przeciążona. W innym wypadku uwzględnij wyższe koszty zużycia energii w swojej kalkulacji.

Wydajność

Komputer po modernizacji przeważnie nie będzie tak wydajny jak nowy. Co prawda są od tego wyjątki (dwa serwerowe procesory Xeon z czterema rdzeniami każdy po ok. 40 zł za sztukę będą zbliżone wydajnością do procesorów i3 szóstej generacji za ok. 600 zł), ale zazwyczaj cena/jakość będzie działała na niekorzyść kilkuletniego sprzętu.

Wymagania

Pozostaje jeszcze sprawa potrzeb – czy do obsługi edytora tekstu, poczty elektronicznej, programu księgowego i przeglądarki internetowej potrzebny jest nowy komputer? Podobnie z obsługą oprogramowania do obsługi sklepu internetowego – możliwe że, aby zwiększyć wydajność pracy wystarczy zainstalować dysk SSD i zmodyfikować ustawienia w BIOS-ie, by po przyjściu do pracy pracownik uruchomił komputer w ciągu kilkunastu sekund, a nie kilku minut. Może wskazany jest zakup dodatkowego monitora, aby nie trzeba było nieustannie przełączać się pomiędzy klientem poczty elektronicznej i programem magazynowym?

W drugą stronę też to działa – jeśli na komputerach wykonywane są zadania wymagające intensywnych obliczeń takie jak renderowanie obrazów, projektowanie w CAD lub programowanie wtedy warto kupić nowy sprzęt jeśli stary jest już zbyt wolny, ponieważ czas pracy specjalisty jest cenny i nie warto go marnować.

Czas to pieniądz

Należy także wziąć pod uwagę wysiłek potrzebny na sprawdzenie specyfikacji starego sprzętu, wyszukanie, zakup i montaż podzespołów. Możliwe, że w tym samym czasie Ty lub Twój pracownik zarobilibyście więcej niż wart jest nowy komputer. Oczywiście jeśli dopiero startujesz z biznesem, masz ograniczony budżet lub z jakiegoś powodu nie możesz pozwolić sobie na zakup nowego sprzętu, to warto usprawnić działanie już posiadanego peceta. Przeanalizuj co się bardziej opłaca.


Zainteresował Cię ten artykuł?

Related Posts Plugin for WordPress, Blogger...

  • Bardzo wartościowy i konkretny wpis! Zresztą – nie tylko ten.
    Nie mam nic do dodania w kwestii merytorycznej, ale pisze ten komentarz, abyś wiedział drogi Autorze bloga, że mimo braku komentarzy pod Twoimi ostatnimi wpisami są osoby, które uważają, że tworzysz wartościowe i ciekawe treści :-).
    Tak trzymaj!

    • bpw

      Dziękuję.